Vamos a dejar de hablar un tiempo de mascotas para hablar de bibliotecas.
Uno de los primeros conflictos con que uno se encuentra cuando se integra a un nuevo equipo de trabajo de una institucion mayor, como es el caso de la mayoria de las bibliotecas, es que nuestros superiores confunden el término inventario de uso bibliotecario, con el término inventario de uso contable. Y no se los puede culpar: existe una cierta ambiguedad en la terminología.Y pueden producirse malentendidos innecesarios.
Vamos a lo práctico: el catálogo representa nuestro acervo bibliográfico, el capital intelectual de la biblioteca con el cual vamos a satisfacer las necesidades de nuestros usuarios. Un catálogo , sea manual o automatizado, incluye referencias cruzadas y fichas analíticas. Un item intelectual (por ejemplo un cuento) no se corresponde necesariamente con un item fisico (un libro). El catálogo debe estar forzosamente indizado por criterios múltiples: autor, título, descriptores, y todos aquellos que el bibliotecario considere necesarios.
Y aquí digo : benditas sean las computadoras!.
Alabado sea el MicroIsis y todas sus versiones posteriores!
Todavía recuerdo las clases de Catalogación, donde nuestra profesora nos aconsejaba (mas bien ordenaba) duplicar las fichitas escritas a máquina todas las veces que fuera necesario para armar un catálogo diccionario, un topográfico y un inventario.
Despues de muchos años de experiencia, y sobre todo experiencia en bibliotecas escolares, le digo a mi profesora en mi fantasía: Señora, el catalogo inventario en fichitas NO SIRVE.
El inventario es una enumeración secuencial de todos los documentos en un soporte físico que ingresan a la biblioteca y son susceptibles de consulta y préstamo. Por eso los cuentos que figuran en las fichas analíticas no llevan número de inventario independiente, pero sí un atlas anexo al manual de geografia, aunque sea un folleto de veinte páginas. También un mapa, también una tabla periódica. Son susceptibles de consulta y préstamo, aunque sea al aula, aunque sea por una hora.
Nada de decir "no me voy a tomar la molestia de inventariar un folleto contra el dengue".
¿Contiene información relevante? ¿Me lo van a pedir? ¿Barrunto una Demanda por parte del Usuario? Lo cargo, lo inventarío.
Además un número de inventario, que difícilmente tenga más de cinco cifras (una biblioteca de una escuela no va a alcanzar los 100.000 volúmenes, aunque inventaríe toda la folletería) me ahorra mucho tiempo en el momento de registrar el préstamo: con ese número recupero todos los demás datos del libro (o folleto).
Si no se quiere inventariar folleto por folleto, bueno, se puede asignar un número de inventario y una ubicación física a la carpeta, o al bibliorato, o al revistero, o a la caja archivo que contiene material de tema análogo y razonablemente relevante.
Me parece escuchar las voces aterrorizadas de alguien que pregunta : "¿inventariar un material de vida efimera? ¿y si después me hacen responsable?
No m'hijito/a. Osté es responsable de TODO lo que hay adentro de la biblioteca, ya sea que se inventaríe o no. Negarse a inventariar algo para no hacerse responsable, es esconder la cabeza como el aveztruz. Además "responsable" no es sinónimo de "mártir". Osté es el bibliotecario, m'hijito, hágase valer.
Ademas el sellito y el número de inventario como que lo protege en cierta medida. Un lector con aspiraciones cleptómanas se inhibe ante la marca de propiedad de la biblioteca. No sellar y no inventariar el material delata falta de interés por parte del bibliotecario. Ademas el INVENTARIO DE LA BIBLIOTECA es para nuestro exclusivo uso Y NO TIENE NADA QUE VER CON EL INVENTARIO CONTABLE Y EL PATRIMONIAL.
Cuando redactamos el inventario en la computadora podemos agregar tantos campos como queramos, al menos los que estamos acostumbrados a trabajar con bases Isis. Si tenemos que hacerlo a mano (generalmente en un cuadernito o libro de actas) tenemos que consignar los datos minimos del libro, y dejar espacio suficiente para todas las observaciones que vendran a lo largo de su vida útil por ejemplo
-faltan páginas tal y tal, reemplazado por fotocopias
-escrito en página tal
-ejemplar reencuadernado, fecha tal
-ejemplar mojado, manchado, etc.
Y asi sucesivamente, hasta el inevitable : BAJA FECHA, TAL, CAUSA TAL (deterioro, extravio, descarte, etc.) A donde fue, si se re-donó o se canjeó. Y si corresponde REEMPLAZADO POR NUMERO TAL.
Por que si un libro se pierde o se destroza y es reemplazado, no se reasigna el número de inventario: cada ejemplar, cada documento en su soporte, tiene su alta y su baja.
No esta mal que un inventario a lo largo de veinte años tenga muchas "BAJAS". Quiere decir que se uso, que se trabajó, que se gastó. Lo que tiene que mantenerse mas o menos constante es el volumen de la colección y sobre todo su valor intelectual. Generalmente las colecciones tienen un crecimiento físico indefinido, pero esto no es necesariamente una ventaja: hay que hacer lugar para todo cuando lo que menos tenemos, es lugar.
Los que trabajamos en escuelas a veces tenemos que asignar un número de inventario patrimonial. Aunque en las escuelas de bibliotecología nos enseñan que no hay que asignar numero de inventario patrimonial a los números individuales de una revista, puede darse el caso de que si: son reglas especificas de una institución y no conviene meterse a discutir eso. Conocí una universidad que practicaba esto con la finalidad de proteger el acervo bibliográfico : era imposible registrar en una ficha o un registro de computadora todos los numeros de inventario patrimonial de una revista semanal, pero habia que establecer algun tipo de enlace para esta informacion.
En las escuelas a veces llegan donaciones masivas de libros con la instruccion de patrimoniarlos. Si se trabaja con computadora, solo hay que agregar el campo para el numero patrimonial. Y es factible una exportacion de Isis a Excel para obtener directamente los registros deseados, si no se sabe o no se puede, habra que cargar por separado los libros patrimoniados en otra base Excel. Pero debe haber un enlace entre ambas bases : un campo con el numero patrimonial en la base inventario, un campo con nuestro numero de inventario, en la base patrimonial.
En el caso del patrimonio, si es factible reemplazar un libro patrimoniado por otro identico asignando el mismo numero. Pero tambien se puede dar la baja siguiendo los procedimientos establecidos en cada jurisdicción. LA BAJA NO ES EL CUCO.
Seguimos la próxima.
